Home Office – eine attraktive Lösung, wenn man sich richtig eingerichtet hat.
Das Thema Home Office beschäftigt aktuell viele Menschen, die aus Angst vor dem Coronavirus – oder auch wegen einer konkreten Anweisung ihres Arbeitgebers – nicht mehr am Arbeitsplatz erscheinen können oder wollen. Nun arbeite ich als Journalist und Fotograf seit Jahren von zuhause aus (auch wenn ich das nicht Home Office nenne). Ich habe mein Arbeitszimmer und die Umgebung ziemlich gut meinen Erfordernissen angepasst, Routinen entwickelt und für viele Situationen gute Lösungen gefunden.
Diese Situation ist anders, als wenn man kurzfristig und oder gar zwangsweise zum Beispiel wegen des Coronavirus seinen Arbeitsplatz nach Hause verlegt und dort sein Home Office einrichtet. Meine Tipps und Erfahrungen beruhen auf mehr als 20 Jahren, in denen ich von meinem Büro zuhause aus arbeite. Alle vorgestellten und verlinkten Produkte habe ich mir selbst gekauft, keine Werbung, kein Sponsoring.
Überblick:
Home Office (1) Ratgeber für den Start
Home Office (2): Arbeitsplatz einrichten
Home Office (3): Datensicherung
Jeder der heute viel am Computer arbeitet und / oder am Telefon, der hat gute Chancen, einen großen Teil seiner Arbeit von zuhause zu erledigen. Es wird zwar gerne auch das Bild der ‘Digitalen Nomaden’ herauf beschworen, dass man also an fast jedem Ort seine Arbeit erledigen kann. Aber davon halte ich weniger als von einem Home Office. Den größten Teil seiner Arbeit zuhause zu erledigen ist kein Problem – wenn man sich auf ein paar Dinge einstellen kann. Dann ist das Arbeiten zuhause sogar ein bißchen Luxus. Es funktioniert übrigens auch hervorragend mit wenig Platz, in kleinen Wohnungen. Die richtigen Vorbereitungen ersparen Dir auf jeden Fall viel Frust in den ersten Tagen.
Desktop oder Notebook? Wer mit einem Notebook auskommt, hat es zuhause schon aus Platzgründen leichter. Dann genügt auch eine kleine Arbeitsfläche.
Home Office Basics
Bei Deinem Home Office steht an erster Stelle die Frage nach dem Arbeitsplatz mit Computer, Telefon und dem geeigneten Raum. In vielen Fällen gibt es wenig Spielraum, weil nicht viele Zimmer zur Verfügung stehen. Und dennoch kann man mit ein paar Kleinigkeiten viel für sein Home Office erreichen. Es ist fast egal, ob es ein eigener Raum ist, den man jetzt für sich nutzen kann, oder ob man wegen der Familiensituation im Schlafzimmer sein Büro etabliert. Die neue Arbeitsumgebung sollte so sein, dass man relativ entspannt für längere Phasen darin arbeiten kann.
Das Notebook ist ein Vorteil fürs Home Office, weil man buchstäblich Arbeit mit nach Hause nehmen kann und nur aktuelle Dinge über die Datenleitung holen muss.
Die Vorstellung eines Acht-Stunden-Tags in einem Provisorium von Home Office ist ziemlich abschreckend. Mehr noch als im Büro des Arbeitgebers spielen Umgebung und Arbeitsrhythmus eine entscheidende Rolle. Du brauchst auch zuhause einen “richtigen” Arbeitsplatz. Einen Schreibtisch mit Platz drumherum, eine Ablage, die nicht zu knapp bemessen sein sollte und die Verbindung zur Außenwelt. Wenn Du kein schnelles Internet über DSL in Deinem Home Office hast, stocke Deinen Datenvertrag für Dein Smartphone auf und informiere Dich über Anbindungsfragen Smartphone – PC (Stichwort Tethering).
Gutes Licht ist wichtig, ein heller, freundlicher Arbeitsplatz. Und alles was Du brauchst, sollte in Reichweite sein. Die Internetverbindung muss stabil sein, ungestörtes Telefonieren (evt. mit Headset) ist sehr wichtig. Desktop-PC oder mobiles Notebook, das spielt eigentlich weniger eine Rolle. Ein freundlicher Arbeitsplatz ist da schon wichtiger. Die Einstellung „Ist ja nur für ein paar Tage” führt schnell in eine Sackgasse. Räum Dein Domizil auf, hänge ein paar Bilder auf und umgib Dich mit Sachen, die Du gerne hast.
Neue Möbel, eine spezielle Einrichtung – das sind Aspekte, mit denen man sich, wenn der Raum dafür zur Verfügung steht, auch erst nach einem Testlauf in dem häuslichen Arbeitszimmer beschäftigen kann.
Hilfreiche Apps, Software, Dienste
Was für Deinen Job wichtig ist, weiß Du am besten. Aber generell gilt für alle Arbeiten, dass die Daten für Deine Arbeit jederzeit verfügbar sein sollten. Die Einrichtung eines zugänglichen Speicherortes auch in der Cloud ist hilfreich. Ich würde empfehlen, mindestens zwei der drei populärsten Dienste zu nutzen: Dropbox, iCloud, Google Drive. (Andere gehen natürlich auch.) Und weil Du das monatlich kündigen kannst, würde ich über die kostenlose, eingeschränkte Version auch gleich mehr Datenvolumen dazu kaufen. Für etwa 10 € pro Monat erhältst Du ausreichend Volumen.
Abgesehen von schon vorhandenen Verbindungen zur Außenwelt ist die Nutzung von Whatsapp, Twitter, Facetime, Skype ein guter Weg, um in verschiedensten Themenbereichen und mit verschiedensten Leuten in Kontakt zu bleiben. Im Zweifelsfall solltest Du nachfragen, bevor Du jemanden in einem Netzwerk hinzufügst.
Datensicherung und Datenspeicherung sind Pflichtthemen im Home Office.
Und unabhängig von der Cloudlösung für Datenfragen solltest Du Deine häusliche Lösung für Datensicherung Datenspeicherung (beides!) auf einen guten Stand bringen. Kleine mobile Festplatten (bis zu 5TB in der Westentasche) sind eine gute und schnelle Lösung (und preiswert). Eine größere Festplatte auf dem Desktop ist komfortabel, wenn man ncit alles zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen bewegen muss. Ein NAS-Laufwerk ist eher langfristig interessant. Zur Datensicherung hat Apple Time Machine eine gute und schon vorinstallierte Lösung, in der Windowswelt gibt es vergleichbares.
Strategien
Ich weiß nicht, wie Dein Job aussieht. Aber ich weiß von einigen anderen Menschen, die zuhause (oder eben in ihrem eigenen Büro arbeiten), dass es ein paar Gemeinsamkeiten gibt. Die gelten auch, wenn man nur vorübergehend quasi sein eigener Chef ist.
Fast alle Menschen kommen mit einer festen Struktur am besten zurecht. Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende – das sollte trotz aller Umstände zuhause möglichst fix sein. Und auch allen Mitbewohnern bekannt sein. Die meisten, die sich ihre Arbeit selbst einteilen, haben feste Zeiten, zu denen kreative Geschichten besser funktionieren (bei mir vormittags). Hier sollte man sich auch Blöcke freihalten von ein bis zwei Stunden, die man ungestört ist.
Für Routinearbeiten genügt dann ein Zeitraum, wo Ideen nicht mehr so sprudeln. Hier schadet es meistens auch nicht, in kleineren Blöcken zu arbeiten. Kleinere Aufgaben, die in einer kürzeren Zeitspanne erledigt sind und nicht die volle Konzentration erfordern.
Pausen haben auch bei der Arbeit zuhause eine ganz eigene Qualität. Du kannst viel öfters Pause machen, bist aber auch mehr Ablenkung ausgesetzt. Trotz der neu gewonnen Freiheit sind fest Pausenzeiten hilfreich. Und ‘Pausenrituale’. Einen Kaffee holen, für fünf Minuten ins Freie gehen. Oder eben auch mal ein nettes Youtube-Video zur Abwechslung ansehen.
Im Büro Deines Arbeitgebers kannst Du vielleicht nicht das Telefon stumm schalten oder Deine Emails eine Zeit lang nicht beachten. Zuhause schon. Emails und Telefon sind die größten Ablenkungen (also wenn sie gerade nicht zentraler Bestandteil Deiner aktuellen Arbeit sind).
Dienste wie Trello eignen sich gut für die Online-Planung, auch im Team.
Vorausplanung
Sich selbst die Arbeit einzuteilen hat viele Vorteile – aber eben auch einige Tücken. Einfach abarbeiten ist ein gutes Konzept, falls das bei Dir funktioniert. Ansonsten sind Kalender, ToDo-Listen, Zeitpläne und Anruflisten meist wichtiger als im Büro Deines Arbeitgebers, wo vielleicht auch etliche Aufgaben verteilt sind.
Ich nutze zwar seit Ewigkeiten digitale Methoden wie Apps und Listen, setze aber immer noch bevorzugt auf analoge Papierlösungen. Das bedeutet einen Haufen an Einzelblättern, Mappen, eigenen selbst gefertigten Blocks und Listen. Cloudlösungen wie iCal (am Mac) oder Google Calendar, Evernote und Trello Boards und Arbeitsgruppenlösungen wie Basecamp sind in verschiedensten Situationen hilfreich.
Wer alle Arbeiten digital erledigt, der tut sich mit dem Wechsel vom Büro im Betrieb zum Home Office leichter. Aber auch Papierlösungen haben ihre Berechtigung, wenn sie gut organisiert sind.
Und noch eine Kleinigkeit, die keine ist. Der Weg zur Arbeit fällt weg, die Aktivitäten im Verein oder im Sportstudio sind eingeschränkt. Endlich kannst Du ungestört und höchste effektiv pendeln zwischen Bett, Computer und Fernseher. Weil das leider gerade in Zeiten hoher Arbeitsbelastung genau so aussehen kann, ist es sinnvoll auch sportliche Aktivitäten (oder zumindest ein gewisses Bewegungspensum) einzuplanen. Und zwar so einzuplanen, dass Du das auch umsetzen kannst.
Wenn der Weg zur Arbeit wegfällt und alles zuhause erledigt werden kann, schrumpft auch das Bewegungspensum.
Meine Methode ist die wohl einfachste. Ich gehe Laufen, jeden Tag morgens vor der Arbeit, im Wald vor meiner Haustüre. In jungen Jahren wäre mir das zu langweilig erschienen. Heute finde ich es praktisch. Klar, wenn Zeit und Gelegenheit ist (!), gehe ich wandern, bin mit dem Fahrrad unterwegs und unternehme auch sonst viel draußen. Aber das Laufen beschert mir auch in hektischeren Zeit mein Mindest-Bewegungspensum. 10.000 Schritte am Tag werden empfohlen. Daraus muss man kein Dogma machen, aber es ist eine gute Basis.
